Sai lầm thường gặp khi lựa chọn không gian văn phòng

Văn phòng bạn chọn cho doanh nghiệp của bạn có tác động trực tiếp đến nhân viên, khách hàng của bạn và điểm mấu chốt của bạn. Một quyết định sai có thể mang lại nhiều hậu quả nghiêm trọng.

Chọn môi trường làm việc lý tưởng cho tổ chức của bạn là một quá trình phức tạp và tốn thời gian. Nhưng nếu bạn có thể tránh được 7 lỗi phổ biến này, có khả năng là văn phòng tiếp theo của bạn sẽ mang lại những lợi ích thương mại mà bạn đang tìm kiếm.

1. Quên về việc mở rộng trong tương lai

Tất cả các chủ doanh nghiệp đều có tầm nhìn của họ đặt ra cho sự tăng trưởng. Họ chọn không gian văn phòng của họ dựa trên nhu cầu kinh doanh hiện tại của họ.

Điều quan trọng là phải suy nghĩ về tương lai khi thuê một văn phòng. Nếu bạn đang ký thỏa thuận trung hạn hoặc dài hạn, các tùy chọn của bạn có thể rất hạn chế nếu doanh nghiệp của bạn phát triển nhưng bất động sản của bạn không linh hoạt. Tùy thuộc vào mức độ tồi tệ của nó, bạn có thể phải thuê văn phòng thứ hai, thường không phải là cách hiệu quả về chi phí để kinh doanh và có thể phá hoại sự gắn kết và văn hóa của nhóm.

>>Đọc thêm: http://tuvanphongdsg.com/van-phong-mo-khai-niem-moi-khong-gioi-han-khong-gian-lam-viec-368.html

2. Ký thỏa thuận không linh hoạt

Cho thuê truyền thống thường không linh hoạt. Bạn đang mắc kẹt trong một không gian trong một tòa nhà ở một mức giá cố định cho một khung thời gian định trước.

Hãy tưởng tượng bạn đã đăng ký thỏa thuận thuê như vậy. Nếu doanh nghiệp của bạn phát triển trong thời gian thuê, bạn có thể cần phải chờ đến hết thời hạn trước khi tìm kiếm nơi khác cho văn phòng mới - trừ khi bạn muốn trả tiền thuê gấp đôi hoặc hấp thụ các chi phí khổng lồ liên quan đến việc cho thuê lại.

Bất cứ khi nào bạn sẵn sàng chuyển đổi, bạn cũng phải dành nhiều thời gian tìm kiếm một văn phòng mới và lên kế hoạch cho việc di chuyển của mình. Điều tương tự cũng áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp của bạn tạm thời ký hợp đồng, vì bạn có thể cần phải giảm kích thước.

Thời gian bạn dành cho việc tìm kiếm văn phòng và thương lượng hợp đồng thuê là thời gian tốt hơn dành cho khách hàng và nếu không bạn sẽ phát triển doanh nghiệp của mình. Bằng cách ký hợp đồng thuê văn phòng hiện đại, linh hoạt, môi trường làm việc của bạn có thể thích ứng với nhu cầu ngày càng thay đổi của doanh nghiệp bạn.

3. Quyết định cho thuê dựa trên giá một mình

Mỗi chủ doanh nghiệp đều muốn có thỏa thuận văn phòng tốt nhất mà họ có thể tìm thấy. Nhưng rẻ hơn không phải lúc nào cũng tốt hơn. Và, trong nhiều trường hợp, việc chọn tùy chọn ít tốn kém nhất có thể khiến bạn mất nhiều thời gian hơn trong thời gian dài, đặc biệt khi bạn nghĩ về tác động của một văn phòng ít lý tưởng hơn đối với sự tham gia của nhân viên.

Khi chọn một văn phòng, có nhiều yếu tố cần xem xét: khoảng cách gần với không gian giao thông công cộng, hình ảnh của tòa nhà, sự an toàn của một khu phố, sự sẵn có của tài năng hàng đầu gần đó, những tiện ích nào có sẵn và hơn thế nữa. 

4. Chỉ suy nghĩ về không gian bàn làm việc

Rất ít doanh nghiệp trong những ngày này giữ nhân viên của họ gắn liền với bàn làm việc của họ cả ngày. Các nhóm sản xuất có cơ hội thư giãn trong các khu vực giải trí hoặc chung. Và nhóm làm việc thường hiệu quả hơn ở các khu vực đột phá, cách xa bàn làm việc.

Hãy xem xét cách hoạt động của doanh nghiệp và cách nhân viên của bạn thực hiện nhiệm vụ hàng ngày của họ. Trong khi không gian bàn là quan trọng, có những khu vực mở khác mà doanh nghiệp của bạn có thể sẽ cần cho các cuộc họp, cộng tác và cảm hứng.

5. Không kiểm tra kỹ tình trạng của văn phòng

Nó không đủ để chỉ đơn giản là đi bộ xung quanh một văn phòng và nhanh chóng đánh giá tình trạng của nó. Bạn cần phải kiểm tra tất cả mọi thứ một cách cẩn thận. Và bạn cần đặt nhiều câu hỏi.

Việc sửa chữa cần thiết có được thực hiện trước khi bạn chuyển đến không? Có đủ ổ cắm điện không? Văn phòng có dây cho dữ liệu không? Tất cả các khu vực của không gian văn phòng đều được sưởi ấm và có máy lạnh không?

Chỉ khi bạn đã tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng, bạn nên cân nhắc việc ký hợp đồng thuê.

6. Không phải điều khoản thương lượng

Chủ nhà và đại lý cho thuê thường biết khi nào có người không có nhiều kinh nghiệm trong kinh doanh. Một số người trong số họ có xu hướng báo giá cao giả tạo lúc đầu. Những người khác ban đầu giữ lại ưu đãi đặc biệt và khuyến khích.

Nếu bạn không mặc cả trên giá hoặc đặt câu hỏi về ưu đãi, tỷ lệ cược là bạn sẽ không được cung cấp thỏa thuận tốt nhất có thể. Đi vào quá trình với kiến ​​thức về thị trường cho thuê văn phòng địa phương và đừng ngại đẩy lùi một chút.

7. Đánh giá thấp tầm quan trọng của thiết kế

Một số chủ doanh nghiệp nghĩ rằng, miễn là không gian đủ lớn, bất kỳ văn phòng cũ nào cũng sẽ làm được. Nhưng các nghiên cứu thực sự chứng minh rằng không gian được thiết kế tốt giúp tăng năng suất và sáng tạo.

Nếu bạn muốn đưa doanh nghiệp của mình lên cấp độ tiếp theo, điều quan trọng là bạn tìm kiếm các văn phòng được thiết kế để thu hút những người lao động hiện đại. Nếu không, nó sẽ là khó khăn, tốt nhất, cho nhóm của bạn để làm công việc tốt nhất của họ.

Bạn sẽ nhận được sự an tâm khi biết rằng bạn có không gian văn phòng phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn, cho bạn nhiều thời gian hơn để đầu tư vào các ưu tiên quan trọng nhất của bạn.