Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với thư ký hay bất kỳ ai làm việc văn phòng. Vì thế, phân loại - bố trí – lưu trữ hồ sơ là một việc làm quan trọng và vô cùng cần thiết. Hạn chế bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, bạn nên tiến hành theo trình tự sau:


Tậu tủ hồ sơ:

Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được nhiều lớn hồ sơ. Nên:

+ Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn:

Hãy nắm bắt những cái tủ đứng có số lượng ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp cùng từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).

+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường:

Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.

+ Nắm bắt các mẩu giấy ghi chú:

Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẩu giấy ghi chú là "Báo cáo", nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo. 


Phân loại hồ sơ:

Việc phân loại hồ sơ thật sự rất quan trọng , nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra , bố trí . Nên phân loại theo cách như sau:

+ Phân loại theo chủ đề:

Trong với một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị… 

+ Phân loại theo cụm:

Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4. 

+ Phân loại theo nhóm:

Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4. 
 
Bài trí hồ sơ:

Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần bố trí hồ sơ một cách khoa học. Nên bố trí theo cách như sau:

+ Sắp xếp theo thời gian:

Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để bố trí trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi kiếm được dễ dàng.

+ Bố trí theo mẫu tự:

bố trí dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của những từ. Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển.

+ Sắp xếp theo tính chất:

bố trí dựa theo tính chất của hồ sơ. 
Ví dụ:
- Hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật…
- Hồ sơ chưa giải quyết - hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm - hồ sơ đã giải quyết xong…
  Lập danh mục hồ sơ:

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể bài trí , quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

+ Tạo một danh mục cụ thể, chính xác:

Sau khi đã tậu cách sắp xếp, chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Nên đưa vào máy vi tính, làm nên cây thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy vi tính 

+ Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên.

Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, chúng ta nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần cân nhắc lại, chúng ta biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới. 


Lưu trữ hồ sơ:

Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể bố trí , quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

+ Nắm bắt bút chì đánh số ở góc phải những hồ sơ lưu trữ.

+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy kiếm .

+ Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ.

+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú ưa thích bên cạnh, sử dụng công dụng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt công dụng siêu liên kết.

+ Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.


SHOWROOM TRƯNG BÀY & VĂN PHÒNG TRỤ SỞ
Địa chỉ:  389 - 391 Điện Biên Phủ - P.25 - Q.Bình Thạnh - TP.HCM
Hotline: 08.3511.1236    Email: hoaphat236@gmail.com
MST: 0310150823