Hướng dẫn tối ưu hóa năng suất văn phòng

Nhân viên văn phòng hiện đại phải đối mặt với nhiều thách thức đối với năng suất của họ. Những phạm vi từ các phiền nhiễu được tạo ra bởi internet đến các cuộc gọi điện thoại, tiếng ồn văn phòng và thậm chí sự khó chịu gây ra bởi thời gian dài ít vận động còn lại. Tích lũy, phiền nhiễu trong công việc có nghĩa là vô số giờ có thể bị mất trong suốt một năm.

Dưới đây là một số mẹo đơn giản để tránh phiền nhiễu, duy trì động lực và hoàn thành công việc trong môi trường văn phòng hiện đại.

Quản lý máy tính cá nhân của bạn

Nhiều người trong chúng ta dựa vào PC để hoàn thành công việc. Tuy nhiên, một PC có thể nhanh chóng trở thành một nguồn lãng phí thời gian, kém hiệu quả và mất tập trung.

Các mẹo đơn giản sau đây sẽ đảm bảo rằng PC của bạn tăng cường, thay vì cản trở, năng suất của bạn.

1.  Loại bỏ thời gian hệ thống

Để máy tính của bạn hoạt động và chạy có thể dễ dàng chiếm 15 phút trở lên trong ngày của bạn mỗi ngày. Bị đóng băng màn hình, lỗi màn hình xanh và các hành vi máy tính khó lường khác, và bạn có thể dễ dàng mất vài giờ trong suốt một tháng, thêm vào mức độ căng thẳng và giảm năng suất của bạn.

=>Xem thêm: Công thái học là gì và tại sao nó quan trọng

Để cải thiện khả năng truy cập hệ thống và giảm thời gian, hãy thực hiện các bước sau:

• Đừng tắt PC của bạn vào cuối ngày. Thay vào đó hãy đặt nó vào chế độ ngủ đông. Điều này sẽ đảm bảo rằng khởi động mất vài giây, thay vì vài phút vào ngày hôm sau.
• Quản lý menu khởi động của bạn. Chỉ chạy các chương trình thiết yếu khi khởi động hoặc máy của bạn sẽ chạy chậm trong khi nó chạy các chương trình bạn không cần trong nền. Các ứng dụng miễn phí như CCleaner cung cấp các công cụ giúp bạn dễ dàng quản lý các chương trình khởi động của mình.
• Gỡ cài đặt bất kỳ chương trình nào bạn chưa sử dụng trong sáu tháng. Giữ thư viện chương trình của bạn và bạn sẽ thấy PC của bạn tăng tốc.
• Xem xét nâng cấp bộ nhớ PC của bạn lên ổ cứng thể rắn. Điều này sẽ tăng tốc PC của bạn và giảm cả thời gian khởi động và chương trình và tải tệp.

 
2. Tắt internet

Internet là một nguồn gây phiền nhiễu rất lớn. Facebook, Twitter, các trang tin tức và e-mail đều nổi tiếng vì đã kéo sự chú ý của bạn ra khỏi những gì bạn thực sự cần phải hoàn thành.

Nếu bạn không có kỷ luật để tránh xa internet, bạn có thể cân nhắc sử dụng một công cụ như Freedom. Điều này cho phép bạn tự khóa internet trong một thời gian cụ thể. Đây là công cụ hoàn hảo để sử dụng nếu bạn đang làm việc ngoại tuyến, cho phép bạn điều chỉnh nhanh chóng và hiệu quả tất cả các phiền nhiễu trực tuyến.

Quản lý môi trường của bạn

Môi trường văn phòng có thể là một nguồn gây phiền nhiễu lớn, cũng như ảnh hưởng đến tâm trạng, sức khỏe và năng suất của bạn.

 1.  Chiếu sáng hiệu quả

Ánh sáng xung quanh ảnh hưởng đến cả tâm trạng và năng suất. Ngoài ra, đèn chiếu sáng có thể nhấp nháy, giải phóng sương mù điện từ và thậm chí tạo ra âm thanh tần số thấp dễ gây đau đầu, mệt mỏi và các vấn đề về mắt.

Để đảm bảo ánh sáng văn phòng tối ưu, hãy làm theo các hướng dẫn sau:

• Sử dụng hai nguồn ánh sáng trong văn phòng của bạn - một nguồn chiếu sáng chung và một nguồn chiếu sáng không gian làm việc của bạn.
• Sử dụng bóng đèn ban ngày để chiếu sáng chung - những thứ này tái tạo cường độ chiếu sáng của một ngày nắng và có thể có lợi cho tâm trạng và hiệu suất của bạn, đặc biệt là trong những ngày tối ngắn của mùa đông.

Mặc dù bóng đèn LED có thể đắt tiền ở phía trước, nhưng chúng có tuổi thọ đặc biệt và tạo ra nhiều hiệu ứng ánh sáng tự nhiên thực tế.
2. Đi làm

Có một trạm làm việc thoải mái là một điều cần thiết. Phần lớn nhân viên văn phòng dành nhiều ngày ngồi, và cấu hình máy trạm của họ có tác động lớn đến sức khỏe tổng thể và khả năng duy trì sự tập trung. Trên thực tế, một nghiên cứu của Vương quốc Anh đã bị đau lưng, cổ và đau cơ khi là người đóng góp lớn nhất cho nghỉ ốm hàng năm trong thị trường lao động ở Anh.

Để tránh mất thời gian xuống các bệnh dễ dàng gây ra do chỗ ngồi không đủ, bạn nên:

• Đảm bảo bạn có một chiếc ghế văn phòng chất lượng cao, được thiết kế công thái, cung cấp hỗ trợ lưng đầy đủ và khuyến khích tư thế tốt
• Cấu hình máy trạm của bạn một cách thuận tiện để giảm thiểu căng thẳng cho hệ thống cơ bắp và xương của bạn.

Quản lý thói quen của bạn

Nắm bắt những thói quen sau đây có thể cải thiện năng suất của bạn, cùng với tâm trạng, sự nhiệt tình và mức năng lượng của bạn:

• Tạo một lịch trình hàng ngày và lập bản đồ ngày của bạn. Một số người thích thực hiện các nhiệm vụ tẻ nhạt nhất trước tiên, trong khi những người khác lên lịch cho các hoạt động quan trọng khi họ trải nghiệm mức năng lượng cao nhất. Dù bằng cách nào, biết bạn dự định làm gì và khi nào sẽ tăng tỷ lệ bạn hoàn thành nó.
• Đứng lên mỗi giờ một lần. Ngồi yên cả ngày có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến sức khỏe của bạn. Các chuyên gia y tế khuyên bạn nên đứng lên ít nhất mỗi giờ để giảm thiểu ảnh hưởng của một công việc ít vận động. Sử dụng một ứng dụng đơn giản như Workrave để gửi cho bạn lời nhắc hàng giờ để đứng. Thực hiện một số động tác đơn giản, thực hiện các hoạt động công việc bạn có thể làm trong khi đứng (như thực hiện cuộc gọi) hoặc đi bộ ngắn.
• Ngủ đủ. Điều này cung cấp nhiều lợi ích, bao gồm cải thiện trí nhớ, sáng tạo và kỹ năng giải quyết vấn đề. Thiếu ngủ có thể làm chậm thời gian phản ứng của bạn, làm giảm tâm trạng và giảm mức năng lượng của bạn.
• Hãy thử những giải pháp đơn giản này và xem năng suất của bạn tăng vọt.