Cách bố trí tủ tài liệu văn phòng gọn gàng khoa học cho việc bảo quản

Tủ sắt văn phòng giá chấp nhận được là công cụ hữu ích, trợ giúp cho việc bảo quản tài liệu tại công ty cũng như gia đình. Dĩ nhiên, việc phải tiếp nhận và lưu trữ tài liệu từ năm này qua năm khác sẽ trở nên thật khó khăn và mệt mỏi cùng bất kì ai. Chính bởi vậy, việc phân loại và sắp xếp, lưu trữ tài liệu trong tủ văn phòng như thế nào cho khoa học là điều cần thiết nhưng không phải ai cũng nắm rõ. Nội thất Hòa Phát xin nhân mạnh và hướng dẫn khách hàng bố trí tủ tài liệu hợp lý.

* Cách bố trí tủ tài liệu văn phòng gọn gàng, khoa học

Muốn tủ tài liệu tạo thành gọn gàng và khoa học, điều đầu tiên, bạn phải tậu mua được tủ có kích thước và hình dáng hòa hợp.

Nên sử dụng tủ hồ sơ có kha khá nhiều ngăn:
 

Cùng văn phòng có lượng giấy tờ lớn, hãy lựa các chiếc tủ đứng rộng rãi, có kha khá nhiều ngăn ở phần trên và có hộc tủ ở phần dưới. Mỗi ngăn hãy để những loại hồ sơ khác nhau và hòa hợp cùng kích thước của ngăn tủ. Thường thì tủ sẽ được chia ngăn với kích thước 28cm x 35cm.

Cùng tủ tài liệu treo tường:

Cùng những văn phòng có vùng làm việc khiêm tốn, tủ văn phòng treo tường sẽ là một ý tưởng không tồi dành cho bạn. Những chiếc tủ sắt văn phòng nhỏ gọn và nhẹ nhàng sẽ giúp bạn giải quyết được bài toán khó về vùng.

Để thuận lợi khi kiếm, hãy dùng các mẩu giấy ghi chú ghi nội dung của từng loại tài liệu, hồ sơ và gián lên các kệ riêng biệt. Việc phân chia và đánh dấu từng loại sẽ giúp bạn đỡ hao phí được kha rất thời gian ngay khi đó đẩy nhanh tốc độ làm việc.

* Phân loại tài liệu:

Phân loại hồ sơ, tài liệu một cách có hệ thống sẽ dễ dàng cho bạn khi kiểm tra, bố trí. Bạn có thể tham khảo cách phân loại và lợi ích của tủ hồ sơ Hòa Phát sau đây:

- Phân loại tài liệu theo chủ đề: Nhằm bảo quản hồ sơ, tài liệu một cách tích cực nhất, tránh thất lạc và tiết kiệm thời gian kiếm, bạn nên phân loại theo từng chủ đề như: hợp đồng, báo cáo, kế toán…

- Phân loại theo cụm: Nằm trong cùng một chủ đề bạn hãy chia hồ sơ thành những cụm như: cụm quý 1, quý 2, quý 3, quý 4. Hay năm 2016, năm 2017…

* Bố trí tài liệu:

Sau khi hoàn thành bước phân loại tài liệu, chúng ta sẽ tiến hành bố trí tủ văn phòng sao cho gọn gàng, khoa học nhất.

- Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thời gian diễn ra sự việc trong hồ sơ, hãy bài trí chúng theo thứ tự trước sau và ghi chú cẩn thận để việc tìm diễn ra dễ dàng.

- Bố trí theo mẫu tự: bài trí dựa theo thứ tự A, B, C… tuy là thế, với cách bài trí này bạn cần nắm rõ bảng mẫu tự để biết vị trí của tài liệu.

- Bố trí theo tính chất: Dựa theo tính chất của hồ sơ để có cách bài trí hợp lý. Ví dụ: hồ sơ đã giải quyết - hồ sơ đang giải quyết - hồ sơ chưa giải quyết.